営業秘密とは

営業秘密とは、方法、技術、製造プロセス、配合、プログラム、設計またはその他生産、販売や経営に用いられる情報などを指し、且つ以下の3つの要件を満たす必要があります。
  • 機密性
    他人が知ることが困難な情報である。インターネット上で検索できるもの、もしくは業界他社がすでに知っている情報は、営業秘密とは言わない。
  • 経済性
    企業にとって、実際にまたは潜在的に経済価値を有する秘密。例えば企業に更に多大なアウトプットまたは収益の創造をもたらすもの
  • 合理的秘密保護措置
    合理的な秘密保護措置をとって、企業がこれら情報を秘密として扱い保護する意図を人に知らしめる。例えば、文書の分類等級分け、機密の標示、ファイルの閲覧アクセスの権限分け、ファイアー・ウォールの設置など。

企業内の情報がこれら3つの要件を満たすとき、当該企業の営業秘密といえます。

企業が営業秘密を保護するための策略とステップ

営業秘密は企業にとって最重要の競争力の源です。企業は、営業秘密を保護する策略ステップを持って、適切な実行方法をとらなければなりません。

ステップ1:会社の最高管理者層が明確な政策を声明し、これを支持する。

  • 最高管理者層はマンパワー、財力の提供並びに管理規定の確立などの実質的な支持を与える必要があります。
  • PDCAステップ-「Plan(管理方針)-Do(実施)-Check-Action(修正)」

ステップ2:自社の機密情報を棚卸し、分類・等級分け・標示を行う。

  • 企業の機密情報を整理、権利帰属の明確化
  • 経済的価値の重要性に基づき、機密情報を分類し標示。
  • 標示された機密等級によって、遵守すべき保管・使用・アクセス規定を定める

ステップ3:知的財産権帰属及び秘密保持の約定の締結

  • 職員の雇用時に知的財産権の帰属及び秘密保持について約定をかわす
  • 企業が他人との共同研究開発、または他人の研究開発に出資する場合も知的財産権の帰属及び秘密保持について約定をかわす
  • 職員の部門異動の際は、別途その他の秘密保持約定をかわす
  • 職員の離職前に、離職理由と転職先を理解し、機密の使用状況を精査、異常があれば調査を行う。
  • 職員の離職時に、社用PCや携帯電話をチェック、直ちにその社用アドレスや、PCなどによる営業秘密へのアクセス権限をシャットアウトする。

ステップ4:情報セキュリティ管理

  • 警備システムまたは警備員の配置、入退室者の身分及び滞留時間の管理制御
  • 特別管制区、管制区内への携帯進入禁止の物品の定義と管制措置の明確な規定
  • 営業秘密電子ファイルの秘密保全措置
  1. 機密ファイルシステムを使用できる職員のアドレス、パスワード及びその権限の設定。
  2. 異なる機密等級のファイルについては異なるアクセス制限を設定。
  3. 営業秘密を分離したPC、サーバに保存すること。
  4. 企業内部のPCインターネットがリモートアクセスできる場合は、権限のある職員及びアクセスできる機密情報等級について特別に規範する。
  5. 職員が許可ないPCプログラムや外付装置(USBなど)を使用することを禁止。
  6. システムに機密情報電子ファイル、データにアクセスした職員及び時間を記録させる
  • 営業秘密を書面で秘密保持する場合の秘密保持措置
  1. 書類に機密(または類似の)文字を表示。
  2. 書面の管理は専属職員が行う。
  3. 書面の閲覧、修正などの使用権限を明確にし、職員の実際の使用状況を記録

ステップ5:記録保存と警報

  • 職員が使用するPC、Eメール、ファイルのアクセスおよびプリントアウトなどを全てログ(Log)で記録保存
  • 担当部署/専属職員によるログ記録の分析・スクリーニング・管理、
  • また以下の事項の監視及び追跡
    1. 複製、スキャン、プリントアウト、撮影などによる副本作成の有無。
    2. 副本を作成した職員、時間、場所。
    3. 機密文書の持ち出し有無
    4. 資料持ち出し、ダウンロードなど異常があるときは、担当部署に報告、警報通知、関連証拠の収集・保全を行う

ステップ6:チェック調査と処罰

  • 企業内部のチェック体制、チェックを担当する専属部門、対応手続きの設定
  • 営業秘密管理規定の違反者に対する処罰規定の制定
  • 必要であれば、外部の第三者に査察を要請
  • 違反者処分記録の保存により企業が営業秘密保護に努めていることを証明

ステップ7:職員の教育トレーニング、広報

  • 営業秘密の教育トレーニングを推進、職員に営業秘密管理規定を認識させ遵守させる。
  • 各種トレーニングの記録保存、企業が合理的秘密保持措置をとったことを証明する。
  • 提携先メーカーにも広報により適切な合理的秘密保持措置をとることを求める。